Pourquoi Notion est l'outil idéal pour les Office Managers ?

Si j'avais découvert Notion quand j'étais Office Manager, j'aurais gagné des heures chaque semaine. Aujourd'hui, après avoir accompagné beaucoup d'OM dans leur organisation, je suis convaincue que cet outil est fait pour ce métier.

Et je vais t’expliquer pourquoi !

Le quotidien d'un Office Manager : entre jonglage et charge mentale

Tu connais ce sentiment de courir après l'information ?

Quand j'étais Office Manager, je passais mes journées à jongler entre les demandes des managers, les questions des collaborateurs, la gestion des prestataires, les commandes de fournitures, l'organisation des événements ou encore la facturation.

Le problème, ce n'était pas la charge de travail.

C'était le fait d’avoir des informations de partout : dans mes boîtes mails (parce que quand tu gères plusieurs entités, tu as plusieurs boites mails …), dans des fichiers Excel, dans Slack, dans notre ERP et dans ma tête, on va pas se mentir.

Et parfois, je perdais un temps parfois incroyable à chercher une info que j'avais notée quelque part.

Si tu es Office Manager, tu te reconnais peut-être dans ces situations :

• Tu passes 15 minutes à retrouver le contrat d'un prestataire pour vérifier la date de fin de contrat et la durée du préavis
• Tu ne sais plus si tu as relancé un fournisseur ou non alors que tu as besoin d’un devis en urgence
• Tu reçois la même question plusieurs fois par semaine (on connait tous le "C’est combien déjà le montant des notes de frais ?")
• Tu as peur d'oublier quelque chose d'important

Ce n'est pas un problème de compétences. C'est un problème d'outils …

Pourquoi les outils classiques ne suffisent pas

Pendant des années, j'ai utilisé les outils que j’avais à ma disposition : Excel, Outlook, des dossiers partagés sur le serveur ... Et aussi Confluence, c’est vrai.

Mais, est-ce que ça fonctionnait ? Plus ou moins. Et pourtant, j’ai toujours tout noté, documenté, classé, archivé. Alors t’imagine ?

Ces outils ont une limite majeure : ils ne communiquent pas entre eux.

Tu crées un tableau Excel pour suivre tes prestataires. Une page Confluence pour les procédures. Un dossier pour les contrats. Et au final, tu te retrouves avec des dizaines de fichiers éparpillés, sans lien pour naviguer facilement …

Résultat : tu deviens toi-même le lien (OK, ton cerveau plutôt).

C'est toi qui dois te souvenir que tel prestataire est lié à tel contrat, que telle dépense est liée à tel budget. Et ça peut vite être épuisant.

Sans parler du partage d'informations avec l'équipe. Combien de fois tu as envoyé un mail pour dire "le document est dans tel dossier, sous-dossier X, fichier Y" ou alors tu as envoyé un mail avec une pièce jointe qui s’appelait “Version finale_bis_OK” ?

Ce que Notion change pour les Office Managers

Quand j'ai découvert Notion en 2021, j’ai tout de suite accroché.

Ce n'est pas juste un outil de plus. C'est une nouvelle façon de structurer l'information.

Et pour un métier comme celui d'Office Manager, où tu gères des dizaines de sujets différents, ça change tout !

Tout au même endroit

Le premier avantage de Notion, c'est de centraliser toutes tes informations dans un seul espace.

Fini les allers-retours dans tous tes outils (la perte de temps, les onglets ouverts, les pages qui ne s’actualisent pas, toussa toussa).

Dans Notion, tu peux créer :

• Une base de données pour tes prestataires
• Une autre pour ton inventaire
• Encore une autre pour tes collaborateurs
• Une page pour les procédures
• Un espace pour une FAQ

Et tout ça, dans le même outil, accessible en quelques clics.

Des informations reliées entre elles

Mais le vrai pouvoir de Notion pour moi, ce sont les relations entre les données.

Imagine : tu as une base de données "Prestataires" et une base "Contrats". Dans Notion, tu peux créer un lien entre les deux. Quand tu ouvres la fiche d'un prestataire, tu vois automatiquement tous ses contrats associés.

Tu peux faire la même chose avec les commandes, les factures, les contacts... Tout est connecté et dynamique, l’information se met à jour de partout instantanément.

Résultat : tu n'as plus besoin de te souvenir de tout. L'information est là, au bon endroit, reliée aux bonnes données.

Une vue d'ensemble en un coup d'œil

En tant qu'Office Manager, tu as besoin de voir où tu en es.

Quelles tâches sont en cours ? Quels contrats arrivent à échéance ? Quelles commandes sont en attente ?

Avec Notion, tu peux créer des tableaux de bord qui te donnent une vue d'ensemble instantanée.

Un exemple concret : tu peux afficher sur une seule page :

• Les tâches de la semaine
• Les contrats qui expirent dans les 3 prochains mois
• Les prochains événements à organiser

Plus besoin d'ouvrir 5 fichiers différents. Tout est là, devant toi.

Partager sans effort

L'autre gros avantage de Notion, c'est le partage d'informations.

Tu peux créer des pages accessibles à toute l'équipe, avec les informations dont ils ont besoin au quotidien :

• Le montant des tickets resto
• Les contacts utiles
• Les procédures internes
• Le calendrier des événements

Fini les mails répétitifs. Tu partages le lien une fois, et l'information est accessible à tous, toujours à jour, en mode FAQ et/ou newsletter.

Même si on sait tous qu’il faudra leur donner plusieurs fois le lien parce qu’ils continueront de venir te poser les questions au début, mais ça, c’est un autre sujet !

Les fonctionnalités Notion qui font la différence

Concrètement, voici les fonctionnalités Notion qui vont transformer ton quotidien d'Office Manager :

Les bases de données

C'est le cœur de Notion. Une base de données te permet de structurer n'importe quel type d'information : prestataires, contrats, commandes, contacts, tâches, événements...

Chaque entrée peut avoir des propriétés (date, statut, personne responsable, montant...) et tu peux filtrer, trier et afficher tes données comme tu le souhaites.

Les vues multiples

Une même base de données peut être affichée de plusieurs façons, par exemple :

• En tableau pour une vue complète
• En kanban pour suivre l'avancement par statut
• En calendrier pour voir les échéances
• En galerie pour un affichage visuel

Les relations et agrégations

C'est ce qui permet de connecter tes bases de données entre elles. Tu lies tes prestataires à leurs contrats, ton matériel informatique aux pages des collaborateurs, tes tâches à tes projets...

Et avec les agrégations, tu peux faire des calculs automatiques : total des commandes par fournisseur, pourcentage d’avancement dans l’organisation d’un évènement …

Les modèles de page

Tu crées souvent le même type de contenu ? Les modèles te permettent de gagner du temps.

Un modèle pour tes fiches prestataires, un autre pour tes comptes-rendus de réunion, un autre pour tes procédures... Tu cliques sur “Nouveaut”, et la structure est déjà là.

Les rappels et notifications

Notion peut t'envoyer des rappels pour ne rien oublier : renouvellement de contrat, échéance de paiement, tâche à finaliser...

Ta charge mentale diminue, parce que tu sais que Notion se souvient pour toi.

Par où commencer ?

Si tu es Office Manager et que tu veux te lancer avec Notion, voici mes conseils :

Commence petit. Ne cherche pas à tout migrer d'un coup. Choisis un sujet qui te prend du temps (la gestion des prestataires, par exemple) et crée ta première base de données.

Structure avant de remplir. Réfléchis aux informations dont tu as vraiment besoin. Quelles propriétés ? Quelles vues ? Quels filtres ?

Teste et ajuste. Notion est flexible. Tu peux modifier ta structure au fur et à mesure, en fonction de tes besoins réels.

Forme-toi. Notion a une courbe d'apprentissage. Prends le temps de comprendre les bases de données, les relations, les vues. Ça vaut le coup.

Tu veux aller plus vite ?

J'ai créé Spark Office, un template Notion pensé spécifiquement pour les Office Managers.

Il y a deux versions :

• Spark Office Light, la version gratuite avec :
• Ressources Humaines : Registre du collaborateur, liste des équipes
• Organisation et suivi : ToDo list simple et efficace, comptes-rendus de réunion (avec modèles prêts à l’emploi)
• Services généraux : Inventaire informatique et téléphonique
• Mode d’emploi inclus : Un guide détaillé et structuré pour t’accompagner pas à pas dans l’utilisation du template.
• Spark Office complète, la version payante avec :
• Registre du personnel : Cycle de vie des collaborateur·rices, données personnelles, contrats, équipes, visites médicales, anniversaires et "jobiversaires".
• FAQ collaborateurs : Base de réponses aux questions fréquentes des équipes.
• Compte-rendus de réunions : Archive les CR avec collaborateurs et prestataires, suivi des décisions avec modèles prédéfinis.
• Ressources et process de l'OM : Centralise tes ressources avec procédures et documents utiles pour ton poste.
• Dashboard personnalisé : Vue d'ensemble des priorités et échéances de toutes tes tâches.
• Inventaires complets : Tableaux de bord pour suivre matériel, stocks et besoins.
• Gestion des prestataires : Centralisation des contacts, contrats, échéances et évaluations.
• Une vidéo de présentation du template
• Un guide d'utilisation détaillé pour te guider sur le paramétrage du template et son utilisation
• Des astuces pour personnaliser le template

Tu gagnes du temps sur la mise en place et tu peux te concentrer sur ce qui compte : utiliser l'outil au quotidien.

En résumé

Si tu es Office Manager, Notion peut transformer ta façon de travailler :

• Centraliser toutes tes informations au même endroit
• Relier tes données entre elles pour ne plus rien oublier
• Visualiser ton activité en un coup d'œil
• Partager facilement avec ton équipe
• Réduire ta charge mentale

Si tu me découvres avec cet article, je suis Marie, ancienne Office Manager devenue Consultante Certifiée et Ambassadrice Notion !

Tu as des questions sur Notion ou sur comment l'adapter à ton métier d'Office Manager ?

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