Le guide complet des relations dans Notion
Les relations dans Notion permettent de relier automatiquement tes bases de données entre elles. Tu gagnes du temps en centralisant tes informations et en les rendant accessibles en quelques clics.
- Le guide complet des relations dans Notion
- C'est quoi une relation dans Notion ?
- Pourquoi c'est indispensable pour les Office Managers
- Les deux types de relations
- La relation simple (unidirectionnelle)
- La relation réciproque (bidirectionnelle)
- Mini tutoriel : créer ta première relation
- 3 exemples concrets pour ton quotidien d'OM
- Exemple 1 : Gérer ton inventaire informatique
- Exemple 2 : Suivre tes prestataires et leurs contrats
- Exemple 3 : Organiser tes réunions et compte-rendus
- Les erreurs à éviter
- Erreur 1 : Créer trop de relations d'un coup
- Erreur 2 : Oublier de nommer clairement tes relations
- Erreur 3 : Ne pas activer la relation réciproque
- Le mot de la fin
Tu passes des heures à mettre à jour les mêmes informations à plusieurs endroits dans ton Notion ?
Tu ouvres la fiche d'un collaborateur pour vérifier son matériel informatique.
Puis tu dois aller dans ta base inventaire pour voir ce qui lui est assigné.
Ensuite tu vas dans la base tâches pour retrouver ce que tu dois faire pour lui …
Et si je te disais qu'il existe une fonctionnalité qui connecte automatiquement toutes ces informations entre elles ?
Les relations dans Notion, c'est un peu comme créer des fils invisibles entre tes bases de données. Une fois mis en place, ces liens se mettent à jour tout seuls et affichent les bonnes informations au bon endroit.
Je t'explique tout ça avec des exemples concrets d'Office Manager.
C'est quoi une relation dans Notion ?
Une relation, c'est une propriété qui crée un lien entre deux bases de données différentes.
Imagine que tu as deux bases de données :
- Une base Collaborateurs avec les informations de ton équipe
- Une base Matériel informatique avec tous les ordinateurs, écrans, claviers…
Sans relation, tu dois noter manuellement "MacBook Air attribué à Sophie" dans la fiche de Sophie, puis "Sophie Dupont" dans la fiche du MacBook. Si Sophie change de poste ou rend son matériel, tu dois penser à mettre à jour les deux endroits.
Avec une relation, tu relies une seule fois le MacBook à Sophie. L'information apparaît automatiquement dans sa fiche collaborateur et dans la fiche du matériel. Tu modifies à un seul endroit, ça se met à jour partout.
Le vrai pouvoir des relations : quand tu ouvres la fiche de Sophie, tu vois instantanément tout son matériel. Quand tu ouvres la fiche du MacBook, tu vois qui l'utilise. Tout est connecté, rien ne se perd.
Pourquoi c'est indispensable pour les Office Managers
En tant qu'Office Manager, tu jongles avec des dizaines d'informations qui sont liées entre elles :
- Tes collaborateurs et leurs contrats
- Tes prestataires et leurs factures
- Ton inventaire et les personnes à qui tu prêtes du matériel
- Tes tâches et les personnes concernées
- Tes réunions et les participants
Sans relations, c'est la galère. Avec les relations, ton Notion devient un vrai système où tout s'articule naturellement.
Concrètement, ça te permet de :
- Voir d'un coup d'œil toutes les tâches liées à un collaborateur
- Retrouver instantanément tous les contrats d'un prestataire
- Savoir quel matériel est assigné à quelle personne
- Consulter l'historique des réunions avec quelqu'un
Bref, tu centralises l'information et tu la rends accessible en quelques clics au lieu de fouiller partout.
Les deux types de relations
La relation simple (unidirectionnelle)
Tu crées la relation dans une seule base de données. L'info n'apparaît que d'un côté.
Exemple : Dans ta base Tâches, tu ajoutes une relation vers Collaborateurs. Quand tu ouvres une tâche, tu vois à qui elle est liée. Mais si tu ouvres la fiche du collaborateur, tu ne verras pas ses tâches.
Quand l'utiliser : Rarement, en fait. Sauf si tu veux vraiment garder une base "propre" sans trop de propriétés.
La relation réciproque (bidirectionnelle)
La relation apparaît des deux côtés. C'est le type de relation le plus utile au quotidien.
Exemple : Ta base Collaborateurs est reliée à ta base Matériel informatique. Tu vois le matériel sur la fiche collaborateur, et tu vois le collaborateur sur la fiche matériel.
Quand l'utiliser : Presque tout le temps. C'est ce qui rend ton Notion vraiment puissant.
Mini tutoriel : créer ta première relation
Je vais te montrer comment relier une base Collaborateurs et une base Tâches, pour voir toutes les tâches liées à chaque personne.
Étape 1 : Prépare tes deux bases de données
Assure-toi d'avoir :
- Une base Collaborateurs avec au minimum les noms de ton équipe
- Une base Tâches avec tes tâches en cours
Étape 2 : Crée la relation
- Ouvre ta base Tâches
- Clique sur le + tout à droite pour ajouter une nouvelle propriété
- Choisis le type Relation
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, cherche ta base Collaborateurs
- Active l'option "Relation bidirectionnelle" pour créer une relation réciproque
- Nomme ta propriété "Collaborateur" (côté Tâches) et "Tâches" (côté Collaborateurs)
- Choisis si tu veux limiter à 1 collaborateur par tâche ou autoriser plusieurs (généralement, 1 suffit)
Étape 3 : Teste ta relation
- Ouvre une tâche
- Clique dans la propriété "Collaborateur"
- Sélectionne le nom de la personne concernée
- Va voir la fiche de cette personne dans ta base Collaborateurs
- Tadaaa ! Tu vois maintenant toutes ses tâches apparaître automatiquement
3 exemples concrets pour ton quotidien d'OM
Exemple 1 : Gérer ton inventaire informatique
Le problème : Tu as 25 ordinateurs, 30 écrans, des claviers, des souris… Tu dois savoir qui a quoi, ce qui est en stock, ce qui doit être remplacé.
La solution avec les relations :
Crée 3 bases de données :
- Collaborateurs : toute ton équipe
- Catégories de matériel : Ordinateur, Écran, Clavier ...
- Inventaire : chaque pièce de matériel
Relie-les :
- Inventaire ↔ Collaborateurs (pour savoir qui a quoi)
- Inventaire ↔ Catégories (pour organiser par type de matériel)
Résultat : Sur la fiche d'un collaborateur, tu vois tout son matériel. Sur une fiche matériel, tu sais à qui c'est prêté. Si quelqu'un part, tu vois instantanément ce qu'il faut récupérer.
Exemple 2 : Suivre tes prestataires et leurs contrats
Le problème : Tu travailles avec plein de prestataires (ménage, traiteur, IT…) et chacun a plusieurs contrats, factures, points de contact.
La solution avec les relations :
Crée 2 bases de données :
- Prestataires : la liste de tous tes prestataires
- Contrats : tous les contrats, renouvellements, factures
Relie-les :
- Contrats ↔ Prestataires
Bonus : Relie aussi Prestataires ↔ Tâches pour voir ce que tu dois faire pour chaque prestataire
Résultat : Quand tu ouvres la fiche d'un prestataire, tu as tout son historique : contrats actuels, anciens contrats, tâches en cours, prochaines factures. Plus besoin de chercher partout.
Exemple 3 : Organiser tes réunions et compte-rendus
Le problème : Tu fais des tonnes de réunions (onboarding, entretiens annuels, points prestataires…) et tu ne retrouves jamais les CR de l'année dernière.
La solution avec les relations :
Crée 2 bases de données :
- Collaborateurs (tu l'as déjà !)
- Compte-rendus de réunions
Relie-les :
- CR ↔ Collaborateurs (une réunion peut avoir plusieurs participants)
Bonus : Tu peux aussi créer une base Prestataires et la relier à tes CR
Résultat : Sur la fiche d'un collaborateur, tu retrouves instantanément l'historique de tous vos échanges : son entretien d'embauche, ses entretiens annuels, vos points one-to-one. Pratique avant un entretien annuel !
Les erreurs à éviter
Erreur 1 : Créer trop de relations d'un coup
Le piège : Tu te dis "je vais tout relier à tout !" et tu te retrouves avec 15 relations dans chaque base.
La solution : Commence simple. Identifie 2-3 relations vraiment utiles pour toi, teste-les, utilise-les pendant quelques semaines. Ajoute ensuite d'autres relations si besoin.
Erreur 2 : Oublier de nommer clairement tes relations
Le piège : Tu crées une relation et tu laisses le nom par défaut "Relation vers DB_Collaborateurs". Dans 3 mois, tu ne sauras plus à quoi ça sert.
La solution : Nomme tes relations de manière explicite des deux côtés. "Matériel prêté" (côté Collaborateurs) et "Utilisateur" (côté Inventaire).
Erreur 3 : Ne pas activer la relation réciproque
Le piège : Tu crées une relation simple et tu te demandes pourquoi l'info n'apparaît que d'un côté.
La solution : Active presque toujours l'option "Relation bidirectionnelle" pour créer une relation bidirectionnelle. C'est ça qui rend les relations vraiment puissantes.
Le mot de la fin
Les relations, c'est une des fonctionnalités qui transforme Notion d'un simple outil de prise de notes en véritable système d'organisation.
Pour démarrer, je te conseille de :
Commence par relier Collaborateurs et Tâches. C'est simple et tu verras rapidement l'intérêt.
Une fois que tu es à l'aise, ajoute ton inventaire.
Ensuite, tu peux te lancer dans des systèmes plus complexes (prestataires, contrats…).
L'important, c'est de ne pas tout faire d'un coup. Construis ton système brique par brique, teste ce qui fonctionne pour toi, ajuste au fur et à mesure.
Si tu me découvres avec cet article, je suis Marie, ancienne Office Manager devenue Consultante Certifiée et Ambassadrice Notion !
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